Als werkgever bent u verplicht uw werknemers te identificeren. Dat betekent dat u van elke werknemer een kopie van een geldig origineel identiteitsbewijs in uw administratie moet bewaren. Vraag bij het eerste contact met een potentiële werknemer altijd het originele ID-bewijs mee te nemen, controleer op onjuistheden, maak daarvan zelf een kopie en laat de werknemer tijdens dit contact zijn handtekening zetten. Controleer deze handtekening later ook met die op het arbeidscontract en andere documenten. U moet de kopie van het identiteitsbewijs minimaal vijf volle kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking bij uw loonadministratie bewaren. Let er op dat van een identiteitskaart altijd de voor- en achterkant moet worden gekopieerd en duidelijk zichtbaar moet zijn.