Zodra een medewerker zich ziek meldt, mag u maar weinig vragen: de datum, hoe lang hij verwacht afwezig te zijn en wat zijn lopende werkzaamheden zijn. U moet immers kunnen inschatten of u de bedrijfsarts moet inschakelen en of u vervanging moet regelen. Welke regels gelden er als u informatie wilt delen met de leidinggevende en collega’s, zodat ook zij weten waar ze aan toe zijn?
U mag de medewerker niet vragen naar de aard en de oorzaak van zijn ziekmelding. Maar wat als hij uit eigen beweging vertelt wat er aan de hand is? Op grond van de beleidsregels van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) mag u deze bijzondere persoonsgegevens niet noteren. U mag ze dus ook niet per e-mail delen met de leidinggevende of collega’s. Ook al heeft de zieke medewerker zelf verteld wat hem mankeert, u mag deze gegevens niet verwerken en collega’s op de hoogte houden van het ziekteverloop.
We horen het u denken: “Als de werknemer spontaan vertelt wat hem mankeert, geeft hij toch toestemming?” Helaas, zelfs als er schriftelijk toestemming is gegeven, mag u deze gegevens niet verwerken, dus ook niet delen. Stel u steeds de vraag of gegevens over aard en oorzaak van de ziekte nodig zijn om daadwerkelijk met de leidinggevende of collega’s te delen, ook al zijn ze spontaan medegedeeld. De privacywetgeving gaat uit van een noodzakelijke grondslag en doel en van dataminimalisatie.
Als het echt van belang is, doet u er verstandig aan de gegevens uitsluitend mondeling met de leidinggevende te bespreken. Leg de gegevens in elk geval niet vast en beperk het delen van deze mondelinge informatie tot een zo klein mogelijke groep collega’s. Dat geeft de collega’s dan alsnog de mogelijkheid om intern afspraken over de werkzaamheden te maken of uit collegialiteit de zieke werknemer beterschap toe te wensen.
